Le recensement des cas est effectué de façon active dans les services ayant accepté la mise en place du Registre. L’organisation du recueil varie en fonction de chaque structure sanitaire et s’adapte aux activités du service : taille du service, spécialité, informatisation ou non du dossier médical, etc.
Dans chaque service, un interlocuteur sert d’interface entre l’équipe soignante et le médecin chargé de la coordination du Registre. Le recueil pré-hospitalier est assuré par l’équipe du Samu.
La mise en place du dossier médical informatisé a permis d’améliorer l’exhaustivité et la qualité le recueil dans les structures qui en sont équipées. Les items de la fiche Registre ont été utilisés pour créer une observation type qui est complétée lors de la prise en charge sanitaire des blessés. Ce dispositif qui concerne les services de grande taille recueille de fait les données nécessaires.
Dans d’autres services, le recueil s’effectue sur un formulaire informatisé ; les données sont extraites à partir du dossier médical. Dans d’autres encore, souvent de plus petite taille, le personnel médico-administratif remplit la fiche à l’accueil puis la fait suivre dans le dossier médical du patient pour qu’elle soit complétée par le personnel soignant.
Le recueil des données demande un investissement lourd en temps et en travail. Pour ne pas générer de surcharge de travail pour les équipes soignantes, le médecin du Registre renforce, notamment dans les services d’urgence de grande taille, la collecte des données en s’y rendant de façon systématique et régulière. Ce contact permanent avec les équipes médicales a permis de mieux sensibiliser les professionnels de santé sur l’intérêt d’enregistrer tous les éléments nécessaires pour une utilisation efficace des données.
Pour s’assurer de l’exhaustivité du recueil, toutes les sources d’information disponibles sont vérifiées : dossiers médicaux, lecture des feuilles de déchocage, des registres d’admission, des fiches pompiers, des interventions Samu.
Pour les personnes décédées immédiatement sur les lieux de l’accident, le signalement est fait par le Samu et par les unités de médecine légale.
Les externes en médecine sont informés du dispositif et sensibilisés ; ils constituent ainsi un relais important pour la poursuite, la pérennisation, et la valorisation du Registre lors de leurs différents stages hospitaliers.
Les personnes auprès desquelles sont recueillies des données nominatives sont informées de la nature des informations transmises, de la finalité des données, des personnes physiques ou morales destinataires des données quand, bien sûr, le statut vital de la victime le permet. Dans le cas contraire ce sont les proches qui sont informés.
Des affichettes ont été éditées dans les salles d’attente des urgences pour informer les patients de l’existence de ce Registre. Il s’agit d’une démarche pédagogique pour que les acteurs concernés comprennent à quoi servent les données recueillies, notamment leur utilisation à visée collective.
En complément du recueil proprement dit effectué en routine dans les services de soins, les services informatiques des Hospices Civils de Lyon nous fournissent depuis 2007 toutes les observations supposées correspondre à un accident de la route dans le Rhône. Quelques précautions sont cependant à prendre dans l’exploitation de cette source : la première a trait à l’unité géographique, la seconde est liée au manque d’information sur les caractéristiques accidentologiques. L’imprécision relative du lieu d’accident ou des informations accidentologiques disponibles constitue une des difficultés d’exploitation de ce système d’information en milieu médical, notamment pour les blessés qui ne sont pas transportés par les services de secours. Les services administratifs nous renseignent au cas où l’information serait erronée sur les données individuelles des blessés ou le lieu de transfert extérieur.
Le dispositif de recueil possède un certain nombre d’attributs : simplicité, souplesse, acceptabilité, fiabilité mais mobilise d’importantes ressources humaines et financières.